116117 Terminservice: Facharzttermin mit Vermittlungscode richtig nutzen

Was ist der 116117 Terminservice und wer steht dahinter?

Der 116117 Terminservice ist ein offizieller Service der Kassenärztlichen Vereinigungen (KVen) in Deutschland. Die Kassenärztlichen Vereinigungen sind Körperschaften des öffentlichen Rechts, die im Auftrag des Gesetzgebers die ambulante ärztliche Versorgung sicherstellen. Mit dem GKV-Versorgungsstärkungsgesetz hat der Gesetzgeber 2016 die sogenannten Terminservicestellen (TSS) eingerichtet. Diese Stellen sind bundesweit unter der einheitlichen und kostenlosen Telefonnummer 116117 erreichbar – dieselbe Nummer, die auch für den ärztlichen Bereitschaftsdienst außerhalb der Sprechstundenzeiten zuständig ist.

Der gesetzliche Auftrag der Terminservicestellen ist klar definiert: Sie sollen gesetzlich versicherten Patientinnen und Patienten innerhalb einer Frist von vier Wochen einen Termin bei einem Facharzt, Psychotherapeuten oder in besonderen Fällen auch bei einem Haus- oder Kinderarzt vermitteln. Die Vermittlung erfolgt auf Basis der medizinischen Dringlichkeit und der vorhandenen Terminkapazitäten in der jeweiligen Region. Seit dem Terminservice- und Versorgungsgesetz (TSVG) von 2019 wurden die Aufgaben und die Erreichbarkeit der Terminservicestellen nochmals deutlich erweitert.

Vermittlungscode und Überweisung: Was bedeutet das genau?

Ein zentraler Baustein des modernen 116117 Terminservice ist der sogenannte Vermittlungscode (auch Überweisungscode oder 12-stelliger Buchstabencode genannt). Diesen Code erhalten Sie von Ihrem überweisenden Arzt – in der Regel Ihrem Hausarzt – zusammen mit der Überweisung an einen Facharzt. Der Code wird seit 2020 als Teil des elektronischen Überweisungsverfahrens auf dem Überweisungsschein aufgedruckt oder digital übermittelt. Er enthält eine standardisierte Einschätzung der medizinischen Dringlichkeit Ihres Behandlungsbedarfs.

Die Dringlichkeitseinschätzung wird vom überweisenden Arzt anhand eines bundesweit einheitlichen Katalogs (dem sogenannten Dringlichkeitskatalog der KBV) vorgenommen. Dieser Katalog ordnet bestimmte Diagnosen und Fragestellungen in Dringlichkeitsstufen ein. Die Einstufung bestimmt, innerhalb welcher Frist Ihnen die Terminservicestelle einen Facharzttermin vermitteln muss. In besonders dringlichen Fällen (sogenannte Akutfälle) kann die Vermittlungsfrist deutlich unter vier Wochen liegen.

• 1Der Vermittlungscode steht auf der Überweisung (Muster 6) oder wird digital übermittelt.
• 2Der Code enthält eine 12-stellige Buchstabenfolge und eine Dringlichkeitsstufe.
• 3Die Dringlichkeit bestimmt die maximale Wartezeit auf den Facharzttermin.
• 4Ohne gültigen Vermittlungscode kann die Terminservicestelle die Dringlichkeit nicht zuverlässig einschätzen.
• 5Auch Psychotherapeutische Sprechstunden können über den Code vermittelt werden.

Schritt für Schritt: So nutzen Sie den 116117 Terminservice mit Vermittlungscode

Schritt 1: Überweisung mit Vermittlungscode beim Arzt erhalten

Der erste Schritt beginnt in der Praxis Ihres Hausarztes, Kinderarztes oder eines anderen behandelnden Arztes. Wenn Ihr Arzt feststellt, dass Sie eine fachärztliche Behandlung oder Diagnostik benötigen, stellt er eine Überweisung an den entsprechenden Facharzt aus. Bitten Sie Ihren Arzt ausdrücklich darum, auf der Überweisung einen Vermittlungscode zu vermerken. Viele Ärzte vergeben den Code inzwischen standardmäßig, aber es kommt vor, dass er auf Nachfrage vergeben wird. Ihr Arzt schätzt dabei die Dringlichkeit Ihres Anliegens anhand des Dringlichkeitskatalogs der KBV ein und vergibt den passenden Code.

Schritt 2: Die 116117 kontaktieren – telefonisch oder online

Mit dem Vermittlungscode und der Überweisung in der Hand haben Sie zwei Möglichkeiten, den Terminservice zu kontaktieren. Die erste und bekannteste Möglichkeit ist der Anruf bei der 116117. Die Telefonleitung ist rund um die Uhr erreichbar, also 24 Stunden am Tag, 7 Tage die Woche. Am Telefon werden Sie zunächst durch ein Sprachmenü geleitet, das zwischen dem ärztlichen Bereitschaftsdienst und der Terminvermittlung unterscheidet. Wählen Sie die Option für die Terminvermittlung.

Die zweite Möglichkeit ist die Online-Terminvermittlung über die Website 116117.de. Dort können Sie Ihren Vermittlungscode eingeben und erhalten digital passende Terminvorschläge bei Fachärzten in Ihrer Region. Darüber hinaus bieten einige Kassenärztliche Vereinigungen eigene Apps und regionale Online-Portale an, über die Sie den Terminservice ebenfalls nutzen können. Die Online-Terminbuchung hat den Vorteil, dass Sie Termine zu jeder Tages- und Nachtzeit suchen können, ohne in einer Telefonwarteschlange zu stehen.

Schritt 3: Terminangebot erhalten und annehmen

Nach der Eingabe oder Übermittlung Ihres Vermittlungscodes prüft die Terminservicestelle die Verfügbarkeit von Facharztterminen in Ihrer Nähe. Gesetzlich ist die Terminservicestelle verpflichtet, Ihnen innerhalb einer Woche mindestens ein Terminangebot zu unterbreiten. Der Termin selbst muss dann innerhalb von vier Wochen nach Kontaktaufnahme stattfinden. Bei dringlichen Überweisungen kann die Frist kürzer sein.

Beachten Sie: Die Terminservicestelle vermittelt Ihnen einen Termin bei einem Facharzt der gewünschten Fachrichtung – allerdings können Sie sich den konkreten Arzt oder die konkrete Praxis nicht frei aussuchen. Es kann vorkommen, dass der vermittelte Termin bei einem Arzt ist, den Sie noch nicht kennen, oder dass die Praxis nicht in unmittelbarer Nähe Ihres Wohnorts liegt. Die zumutbare Entfernung zum Facharzt richtet sich nach regionalen Gegebenheiten; in ländlichen Regionen kann die Anfahrt länger sein als in Großstädten.

Welche Fachrichtungen werden über die 116117 vermittelt?

Der 116117 Terminservice deckt ein breites Spektrum an Fachrichtungen ab. Grundsätzlich können Termine bei allen niedergelassenen Fachärzten vermittelt werden, die an der vertragsärztlichen Versorgung teilnehmen. Die häufigsten Fachrichtungen, für die Patienten den Terminservice in Anspruch nehmen, sind:

• 1Orthopädie und Unfallchirurgie
• 2Augenheilkunde (Ophthalmologie)
• 3Dermatologie (Hautarzt)
• 4Neurologie und Psychiatrie
• 5Kardiologie (Herzerkrankungen)
• 6Gastroenterologie (Magen-Darm-Erkrankungen)
• 7Gynäkologie (Frauenheilkunde)
• 8HNO-Heilkunde (Hals-Nasen-Ohrenheilkunde)
• 9Urologie
• 10Radiologie (bildgebende Diagnostik wie MRT oder CT)
• 11Psychotherapie (psychotherapeutische Erstgespräche und Sprechstunden)

Besonders hervorzuheben ist die Vermittlung von psychotherapeutischen Sprechstunden. Seit dem TSVG 2019 können Patientinnen und Patienten über die 116117 gezielt eine psychotherapeutische Erstsprechstunde vermittelt bekommen, ohne vorherige Überweisung. Die langen Wartezeiten auf einen Therapieplatz in Deutschland machen den Terminservice in diesem Bereich besonders wertvoll. Nach der Erstsprechstunde wird im Bedarfsfall eine Weiterbehandlung eingeleitet – auch hier kann der Terminservice unterstützend eingesetzt werden.

Voraussetzungen und Einschränkungen: Was Sie wissen sollten

Obwohl der 116117 Terminservice ein wertvolles Instrument zur Verbesserung der Versorgung darstellt, gibt es einige wichtige Voraussetzungen und Einschränkungen, die Sie als Patient kennen sollten.

Voraussetzungen für die Nutzung

• 1Sie müssen gesetzlich krankenversichert sein (GKV). Privatversicherte können den Terminservice grundsätzlich nicht nutzen.
• 2Für die Vermittlung eines Facharzttermins benötigen Sie in der Regel eine gültige Überweisung mit Vermittlungscode.
• 3Für die psychotherapeutische Erstsprechstunde ist keine Überweisung erforderlich – Sie können sich direkt an die 116117 wenden.
• 4Die Überweisung muss innerhalb des aktuellen oder des folgenden Quartals gültig sein.
• 5Bei Erst- oder Akutbeschwerden, für die Sie noch keinen Haus- oder Kinderarzt haben, vermittelt die 116117 auch einen Termin beim Hausarzt.

Einschränkungen

• 1Sie können den konkreten Arzt nicht frei wählen; es wird ein verfügbarer Facharzt der gewünschten Richtung vermittelt.
• 2Die Terminservicestelle vermittelt Ersttermine und dringende Folgetermine – nicht die regelmäßige Weiterbehandlung.
• 3Die zumutbare Entfernung zum vermittelten Arzt richtet sich nach der Region und den verfügbaren Kapazitäten.
• 4In Regionen mit hoher Facharztdichte sind Termine oft schneller verfügbar als in ländlichen Gebieten.
• 5Zahnärztliche Behandlungen werden nicht über die 116117 Terminservicestelle vermittelt.

Häufige Missverständnisse rund um die 116117 und den Vermittlungscode

Rund um den 116117 Terminservice kursieren einige verbreitete Missverständnisse, die wir an dieser Stelle aufklären möchten.

Missverständnis 1: Die 116117 ist nur der ärztliche Bereitschaftsdienst

Die 116117 ist tatsächlich die Nummer für zwei verschiedene Dienste: den ärztlichen Bereitschaftsdienst (außerhalb der Sprechzeiten, an Wochenenden und Feiertagen) und den Terminservice zur Facharzt-Terminvermittlung. Viele Patienten kennen die Nummer nur im Zusammenhang mit dem Bereitschaftsdienst und wissen nicht, dass sie darüber auch reguläre Facharzttermine erhalten können. Über das Sprachmenü am Anfang des Anrufs können Sie gezielt den Terminservice auswählen.

Missverständnis 2: Man braucht immer eine Überweisung

Eine Überweisung mit Vermittlungscode ist für die gezielte Facharzt-Terminvermittlung grundsätzlich notwendig, da der Code die medizinische Dringlichkeit dokumentiert. Allerdings gibt es wichtige Ausnahmen: Für psychotherapeutische Erstsprechstunden ist keine Überweisung nötig. Auch für die Vermittlung eines Haus- oder Kinderarztes bei Neuzuzug oder Erstbeschwerden entfällt die Überweisungspflicht. Für Augenarzt- und Frauenarztbesuche gilt grundsätzlich keine Überweisungspflicht im deutschen GKV-System, jedoch beschleunigt ein Vermittlungscode die Terminvermittlung über die 116117.

Missverständnis 3: Der Termin dauert immer vier Wochen

Vier Wochen sind die gesetzliche Maximalfrist, nicht die Regelfrist. In der Praxis erhalten viele Patienten ihren Facharzttermin bereits innerhalb weniger Tage oder ein bis zwei Wochen – insbesondere in Regionen mit guter Facharztdichte und bei Überweisungen mit hoher Dringlichkeitsstufe. Die Maximalfrist dient als Sicherheitsnetz und wird in den meisten Fällen deutlich unterschritten.

Praktische Tipps: So maximieren Sie Ihre Erfolgschancen

Um den 116117 Terminservice optimal für sich zu nutzen, beachten Sie die folgenden bewährten Tipps aus der Praxis:

• 1Bitten Sie Ihren überweisenden Arzt aktiv und explizit um einen Vermittlungscode auf der Überweisung – nicht alle Ärzte vergeben ihn automatisch.
• 2Nutzen Sie die Online-Plattform 116117.de zusätzlich zum Telefon – die Verfügbarkeit und Aktualisierung der Termine ist dort oft tagesaktuell.
• 3Seien Sie bei der Fachrichtung flexibel: Wenn mehrere Fachärzte Ihr Anliegen behandeln können, erweitern Sie den Suchradius.
• 4Notieren Sie sich die Referenznummer des Terminservice-Vorgangs, um bei Rückfragen schnell Auskunft geben zu können.
• 5Reagieren Sie zeitnah auf Terminangebote – die vorgeschlagenen Termine haben eine Annahmefrist.
• 6Erscheinen Sie zuverlässig zum vermittelten Termin oder sagen Sie rechtzeitig ab, damit der Termin für andere Patienten freigegeben werden kann.
• 7Informieren Sie sich vorab auf MedZent über Fachärzte, medizinische Versorgungszentren und Krankenhäuser in Ihrer Region, um die Vermittlung gezielter einordnen zu können.

Der 116117 Terminservice im Kontext der deutschen Gesundheitsversorgung

Der Terminservice der 116117 ist ein wichtiger Baustein im deutschen Gesundheitssystem, um den Zugang zur fachärztlichen Versorgung für alle gesetzlich Versicherten zu verbessern. Deutschland verfügt über ein dichtes Netz von über 170.000 niedergelassenen Vertragsärztinnen und Vertragsärzten sowie rund 27.000 Psychotherapeutinnen und Psychotherapeuten. Dennoch erleben Patientinnen und Patienten in bestimmten Fachrichtungen und Regionen regelmäßig lange Wartezeiten.

Die Gründe dafür sind vielfältig: Eine ungleiche regionale Verteilung von Fachärzten, ein wachsender Bedarf an spezialisierten Leistungen, demografischer Wandel und die zunehmende Nachfrage nach psychotherapeutischer Versorgung spielen zusammen. Der Terminservice soll diesen strukturellen Engpässen entgegenwirken, indem er Patienten systematisch an freie Kapazitäten heranführt, die sie selbst möglicherweise nicht gefunden hätten.

Neben dem telefonischen Terminservice bieten immer mehr Kassenärztliche Vereinigungen ergänzende digitale Angebote an. Die elektronische Patientenakte (ePA), die schrittweise eingeführt wird, könnte in Zukunft auch die Terminvermittlung weiter vereinfachen, indem Überweisungsdaten und Vermittlungscodes direkt digital an die Terminservicestelle übermittelt werden. Plattformen wie MedZent ergänzen dieses Angebot, indem sie Patienten eine transparente Übersicht über Ärzte, medizinische Versorgungszentren und Krankenhäuser in ihrer Region bieten – unabhängig vom Terminservice.

Ein weiterer wichtiger Aspekt ist die Zusammenarbeit zwischen dem ambulanten und dem stationären Sektor. Wenn die Terminservicestelle keinen fristgerechten ambulanten Termin vermitteln kann, muss sie Ihnen einen ambulanten Behandlungstermin in einem zugelassenen Krankenhaus anbieten. Dieses sogenannte Krankenhausöffnungsrecht stellt sicher, dass kein Patient mit einer dringlichen Überweisung ohne zeitnahen Facharzttermin bleibt. Damit übernehmen Krankenhäuser eine wichtige Auffangfunktion für die ambulante Versorgung – ein Aspekt, der in der öffentlichen Diskussion häufig zu wenig Beachtung findet.